Mise à jour : la date limite de dépôt des candidatures a été repoussée au 20 décembre. N'hésitez pas à poser votre candidature !
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À propos du/de la Gestionnaire des opérations
Êtes-vous un(e) gestionnaire organisé et motivé, passionné par l'action écologique ? Notre poste de Gestionnaire des opérations offre une opportunité passionnante de soutenir une petite mais puissante équipe de défenseurs de l'environnement qui mènent des changements environnementaux à Ottawa. Le ou la Gestionnaire des opérations aide le Directeur exécutif à gérer toutes les opérations quotidiennes de l'organisation, qu'il s'agisse des finances, de l'administration générale, des ressources humaines, des subventions et des dons, ou de l'organisation communautaire et des événements, afin d'assurer le bon fonctionnement de l'organisation dans le cadre de la création d'une ville verte, équitable et résiliente.
À propos d'Écologie Ottawa
Écologie Ottawa envisage Ottawa comme la capitale verte du Canada, menant les municipalités du pays dans l'action climatique, la protection de la biodiversité et l'équité environnementale. Forte d'un réseau de dizaines de milliers de personnes, Écologie Ottawa est une organisation communautaire à but non lucratif, soutenue par des bénévoles, qui s'efforce d'engager les communautés dans des actions environnementales locales, de renforcer le pouvoir des gens et d'influencer les politiques afin de réduire les émissions nocives, d'accroître la résilience climatique, de faire progresser l'équité environnementale, et de protéger et restaurer la nature à Ottawa.
Responsabilités
Finances (20%)
- Responsable de la gestion financière globale
- Préparer les rapports financiers mensuels, trimestriels et annuels, en coordination avec le comptable.
- Superviser l'établissement du budget, les prévisions financières, les flux de trésorerie, la gestion des comptes créditeurs et débiteurs et coordonner les activités d'audit.
- Gérer les paiements externes ; traiter les factures, les demandes de paiement et les dons.
- Assurer la liaison avec le comptable externe, examiner les informations financières, gérer les affectations de comptes/classes pour la saisie ; gérer le système de paie, collecter et classer tous les relevés de compte.
- Maintenir et améliorer tous les systèmes de collecte d'informations et de données et sécuriser les données d'Ecology Ottawa.
Administration générale (25%)
- Servir de premier point de contact pour toutes les communications générales.
- Maintenir les informations relatives à l'organisation sur le site web ; contribuer aux communications de base avec le réseau de l'organisation et gérer les technologies de l'information de l'organisation.
- Gérer les dossiers et les fichiers, y compris les documents, les calendriers, la correspondance et les dossiers financiers, et gérer l'accès des employés.
- Gérer la base de données des sympathisants et les systèmes de courrier électronique en masse, mettre à jour et gérer les listes et les groupes, fournir des rapports d'analyse et superviser la technologie des serveurs.
- Représenter l'organisation et la signer auprès des principaux organismes gouvernementaux et financiers ; maintenir et mettre à jour les polices d'assurance, les contrats et les baux de l'organisation.
- Entretenir les installations de l'organisation et veiller à l'approvisionnement en fournitures et équipements nécessaires.
- Fournir des services de réunion ou de soutien au directeur exécutif et au conseil d'administration selon les besoins, y compris la présence au comité des finances ou à d'autres réunions du conseil d'administration.
Ressources humaines (15 %)
- Soutenir le recrutement et l'embauche du personnel ; assurer la formation du personnel conformément à la convention collective et aux politiques de l'organisation.
- Aider à l'intégration des nouveaux employés ; gérer les congés et suivre les heures de travail et les allocations des employés ; suivre les congés accumulés et utilisés et aider à coordonner les calendriers de congés.
- Administrer le programme d'avantages sociaux du personnel et d'autres avantages prévus par la convention collective, et préparer des rapports annuels sur l'utilisation des avantages sociaux.
- Veiller au respect de la législation provinciale applicable au lieu de travail et des obligations en matière de sécurité sur le lieu de travail.
Soutien à la levée de fonds (25 %)
- Identifier et suivre les opportunités de subventions et les échéances ; soutenir les demandes de subventions et les budgets, suivre les échéances des subventions, les exigences en matière de rapports et les paiements, et enregistrer les allocations ; classer tous les documents relatifs aux subventions et coordonner et animer les réunions trimestrielles internes sur les subventions.
- Cultiver les relations de l'organisation avec les partenaires caritatifs, notamment en préparant des rapports trimestriels avec le directeur exécutif et les organisateurs, en assurant le suivi de tous les revenus, en facturant et en recevant selon les besoins.
- Gérer les transactions de dons, y compris l'enregistrement des dons entrants et le suivi des donateurs.
- Gérer la base de données financières, enregistrer les donateurs individuels et mensuels et les subventions des fondations, tenir à jour les listes de donateurs périmés et contacter les donateurs pour le renouvellement de leurs dons.
Soutien à l'organisation de la communauté et à la gestion des événements (15 %)
- Cultiver les bénévoles et les champions en organisant l'engagement, agir en tant qu'ambassadeur de l'organisation ; fournir un soutien aux bénévoles pour divers événements.
- Tenir l'inventaire du matériel et des fournitures pour les événements communautaires et coordonner la collecte et le traitement des données reçues.
- Fournir un soutien pour d'autres tâches pertinentes qui ne relèvent pas de domaines de programme spécifiques, le cas échéant.
Compétences et expérience
Nous vous encourageons à postuler à ce poste si vous pensez être un bon candidat, même si vous ne possédez pas toutes ces compétences et expériences.
- Connaissance approfondie, compréhension et sensibilisation aux meilleures pratiques dans les domaines de la finance et de la comptabilité, des ressources humaines et des technologies de l'information.
- Excellentes compétences interpersonnelles et capacité à établir de solides relations de travail avec les parties prenantes internes et externes, fondées sur la crédibilité et la confiance.
- Solides compétences en matière de résolution de problèmes et de gestion de projets pour gérer des priorités multiples.
- Capacité à travailler de manière indépendante, en consultation avec le directeur exécutif, tout en faisant preuve d'un haut degré d'initiative et de jugement.
- Capacité à élaborer des solutions à des problèmes divers et interdépendants présentant souvent des exigences contradictoires.
- Capacité à faire preuve de discernement et à relever les défis de manière équilibrée et équitable.
- Aptitude avérée à travailler en coopération et avec tact au sein d'une équipe.
- Solides compétences en matière de gestion du temps et capacité à travailler efficacement sous pression, à respecter des délais serrés, à établir des priorités et à gérer des tâches proactives et réactives.
- Excellentes capacités d'écoute et style de gestion accessible et consultatif.
- Haut degré d'éthique professionnelle et d'intégrité, y compris une compréhension et un engagement à l'égard des politiques de protection de la vie privée.
- Bilingue (atout)
Avantages de faire partie de l'équipe d'Écologie Ottawa
- Environnement de travail stimulant et axé sur la mission, avec la possibilité d'en apprendre davantage sur une diversité de questions environnementales locales et d'établir des liens avec une communauté environnementale florissante à Ottawa.
- Flexibilité entre l'environnement de travail à distance et en personne
- Culture de travail favorable et encouragement à l'initiative et à la créativité
- Vingt jours de vacances payées par an, plus une semaine de bonus lors des congés de fin d'année.
- Salaire de 70 000 $ à 75 000 $, selon l'expérience, avec augmentation annuelle du coût de la vie ; 40 heures par semaine.
- Prestations de santé, y compris soins dentaires et ophtalmologiques
Engagement envers la justice, l'équité, la diversité, et l'inclusion
Écologie Ottawa est née de la conviction que l'action environnementale s'adresse à des personnes de tous les horizons et de toutes les expressions. Nous cherchons à intégrer la justice, l'équité, la diversité et l'inclusion dans tous les aspects de notre organisation, de notre communauté et de nos programmes, et nous nous engageons à en apprendre davantage sur Vérité et Réconciliation dans notre ville et à nous y engager de façon significative. Nous croyons que l'action environnementale est indissociable de la justice sociale, que le progrès environnemental doit être intersectionnel et que la lutte contre les changements climatiques est une occasion de bâtir une communauté qui transcende les intérêts et les groupes.
Écologie Ottawa s'engage à respecter l'équité en matière d'emploi et recherche la diversité en milieu de travail. Nous acceptons les candidatures des membres des groupes qui recherchent l'équité, y compris (mais sans s'y limiter) les femmes, les personnes transgenres, non binaires et 2SLGTBQ+ ; les membres des Premières nations, les Métis et les Inuits ; les personnes handicapées ; et les membres des groupes racialisés et marginalisés.
Pour postuler à ce poste, veuillez envoyer une lettre de motivation et un curriculum vitae à [email protected] avant le 20 décembre, en indiquant « Operations Manager » dans la ligne d'objet. Nous cherchons à pourvoir le poste dès que possible. Veuillez noter que ce poste est basé à Ottawa ; le candidat retenu devra vivre et travailler à Ottawa.
