Offre d'emploi - Coordonnateur administratif

Cet offre d'emploi est disponible jusqu'au 10 juin courant..

Écologie Ottawa est à la recherche d'un(e) coordonnateur(trice) administratif(ve) pour fournir un soutien à temps plein à notre organisation environnementale basée à Ottawa.

À propos de l'organisme

Écologie Ottawa est un organisme sans but lucratif, dirigé par des bénévoles, qui milite depuis 2007 pour faire d'Ottawa une ville plus verte, plus intelligente et plus durable. L'organisme s'est forgé une solide réputation en mobilisant les communautés pour qu'elles prennent des mesures locales sur un éventail de questions environnementales urgentes, notamment l'équité climatique, l'énergie renouvelable, les arbres et la biodiversité, le transport actif et la qualité de l'air. Notre équipe d'employés passionnés est fortement soutenue par un groupe très important et dévoué de bénévoles et de partisans.

À propos du rôle

Le coordinateur administratif est un acteur clé dans tous les aspects du travail de l'organisation. Il assure le bon déroulement des activités quotidiennes de l'organisation, facilite les communications internes et contribue à cultiver un environnement de travail positif et enrichissant pour l'équipe.

La personne idéale pour ce rôle est bien organisée, a le souci du détail et est fière d'aider les autres à réussir. Elle est également déterminée à faire d'Ottawa une ville plus verte et plus intelligente et est motivée par la possibilité de défendre la durabilité au quotidien.

Le coordonnateur administratif relève du directeur général.

Responsabilités principales

Administration :

  • Tenir à jour les registres et les dossiers de l'organisme, notamment les documents, les calendriers, la correspondance et les dossiers financiers tels que les factures et les reçus. Veillez à ce que tous les dossiers soient organisés, accessibles au personnel et aux membres du conseil d'administration appropriés, et complets.
  • Fournir des services de réunion ou de soutien au directeur général et au conseil d'administration selon les besoins.
  • Fournir un soutien administratif ou logistique périodique pour les événements spéciaux.

 

Finances :

  • Recevoir les factures entrantes, les demandes de paiement, les reçus et les dons. S'assurer qu'ils sont étiquetés et organisés pour le comptable.
  • Gérer les relations avec les fournisseurs et les vendeurs et aider le personnel pour les achats et les demandes de remboursement, si nécessaire.
  • Télécharger, étiqueter et classer les relevés de tous les comptes (par exemple, VISA, PayPal) sur une base mensuelle.
  • S'assurer que les informations financières sont transmises au comptable et que les rapports financiers du comptable sont remis au directeur exécutif en temps opportun (c'est-à-dire sur demande et/ou selon la routine décrite dans la politique de gestion financière de l'organisation).

 

Communications :

  • Servir de premier point de contact du public pour les communications par site Web et par courriel et les appels téléphoniques, en les aidant ou en les dirigeant vers le membre du personnel approprié, au besoin.
  • S'assurer que les informations organisationnelles sur le site web sont à jour, telles que les listes du personnel, les coordonnées, les offres d'emploi, les rapports annuels, etc.
  • Rédiger, éditer et/ou envoyer des communications de base au réseau, aux bénévoles et/ou aux donateurs de l'organisation.

 

Coordination du bureau et de l'informatique :

  • Servir principalement de liaison avec Impact Hub. S'assurer que l'espace répond aux besoins du personnel et des bénévoles à tout moment (par exemple, réserver les salles de réunion, coordonner l'utilisation des bureaux d'équipe, vérifier les fournitures).
  • Commander et gérer les fournitures, les logiciels, les ordinateurs ou autres équipements et dispositifs selon les besoins.
  • S'assurer que les sauvegardes sont générées et stockées conformément à la politique de l'organisation.
  • Gérer les technologies de l'information de l'organisation, y compris l'administration du compte Google Workspace.
  • Fournir une assistance et une formation pour les logiciels utilisés par l'équipe, notamment Nation Builder, Google Workspace, Microsoft Office, Slack et le système de paie Nethris.

 

Ressources humaines et culture organisationnelle :

  • Soutenir les efforts de recrutement, d'orientation et d'intégration des nouveaux employés.
  • Configurer les postes de travail pour le personnel et les stagiaires entrants et sortants.
  • Maintenir, mettre à jour et communiquer les politiques organisationnelles de façon régulière.
  • Aider au recrutement et au soutien des stagiaires et du personnel saisonnier.
  • Programmer et faciliter les réunions d'équipe sur une base routinière.
  • Coordonner les calendriers de vacances et autres congés.
  • Préparer les rapports de routine pour UNIFOR.
  • Aider le personnel dans le processus de demande/utilisation des avantages sociaux.
  • Soutenir le directeur exécutif et le comptable dans la préparation et le traitement de la paie, y compris les relevés périodiques d'emploi, les rapports d'accumulation des vacances, etc.

Qualifications

Qualifications obligatoires :

  • Les candidats doivent avoir un minimum de deux ans d'expérience dans l'exercice de fonctions similaires.
  • Les candidats doivent être disponibles pour travailler dans la communauté d'Ottawa.

 

Compétences et aptitudes souhaitables :

  • Les candidats doivent être en mesure de démontrer un intérêt pour les questions actuelles de durabilité, en particulier celles qui touchent les résidents d'Ottawa.
  • Les candidats doivent pouvoir faire preuve d'un souci du détail, notamment en matière administrative et financière.
  • Les candidats doivent être en mesure de démontrer leur maîtrise des services logiciels courants, leur capacité à résoudre les problèmes et leur aptitude à former et à soutenir les autres.
  • Les candidats doivent être en mesure de démontrer une compréhension des bonnes pratiques de gestion financière. Une familiarité avec la comptabilité des organismes à but non lucratif, les rapports financiers et l'utilisation des fonds affectés est un atout ; une formation sera fournie.
  • La compétence en français est un atout, mais n'est pas obligatoire.
  • Une expérience dans le secteur à but non lucratif est un atout, mais pas obligatoire.
  • Les candidats doivent démontrer une capacité à transmettre des informations de manière amicale, engageante, claire et précise.

 

Lieu de travail

Écologie Ottawa est un lieu de travail hybride. L'organisation maintient un bureau à Impact Hub, mais le personnel est également en mesure de travailler à distance selon les besoins et les désirs. Le coordonnateur ou la coordonnatrice administratif(ve) doit se trouver dans la région d'Ottawa et être disponible pour effectuer des tâches périodiques comme les dépôts bancaires en personne. Autrement, les détails concernant le travail à distance et sur place seront convenus au cours du processus d'embauche.

Heures de travail, rémunération, avantages sociaux

Il s'agit d'un poste permanent à temps plein. La semaine de travail normale est de 40 heures, mais une semaine de travail plus courte avec un salaire proportionnel peut être négociée. La majorité du travail sera effectuée pendant les heures normales de bureau, du lundi au vendredi. Il peut être nécessaire de travailler occasionnellement le soir ou la fin de semaine pour des événements spéciaux ou des réunions communautaires.

L’échelle salariale pour ce poste est de 45 000 $ à 50 000 $ par an, plus les avantages suivants :

- 4 semaines de vacances par année

- Adhésion au syndicat Unifor après 3 mois de service

- Avantages généreux en matière de santé, y compris une assurance invalidité de longue durée

- Prestations de congé parental, y compris un supplément de salaire

 

Comment postuler

Veuillez envoyer un curriculum vitae et une lettre d’accompagnement à [email protected] avant le 10 juin 2022.  Les candidatures seront examinées au fur et à mesure de leur arrivée. Les entretiens auront lieu par vidéoconférence en juin.

Dans votre lettre d’accompagnement, veuillez nous dire pourquoi vous êtes intéressé par ce poste. N'hésitez pas à attirer l'attention sur des compétences ou expériences spécifiques qui correspondent aux qualifications décrites dans cet affichage.

Écologie Ottawa s'engage à respecter l'équité en matière d'emploi et recherche la diversité au sein de sa main-d'œuvre.  Nous accueillons les candidatures de toutes les personnes qualifiées et encourageons les candidatures de femmes, de membres de groupes racialisés/de minorités visibles, de personnes autochtones, de personnes handicapées, de personnes de toute orientation sexuelle et de personnes de toute identité ou expression de genre.

 

 

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